teletrabajo productivo durante la cuarentena del Coronavirus

El tema más actual de hoy es la pandemia del Coronavirus, que sin duda alguna está afectando la vida cotidiana y la productividad general de las empresas por eso surge la duda ¿Cómo mantengo la productividad de mi empresa?

Por eso hoy en Empleos Amilesa queremos indicarte unas opciones que siempre han estado ahí y que hoy son más pertinentes que nunca para mantener la actividad de tu equipo de trabajo.

Frente al Coronavirus teletrabajo

El trabajo a distancia o teletrabajo es la mejor opción en medio de la crisis. Esta alternativa funciona perfectamente para trabajos administrativos, creativos o informáticos (entre otros).

Para las empresas que no usan este modelo de gestión puede parecer complicado, sin embargo no lo es.

¿Cómo implementarlo?

Revisa tu planificación

En la planificación de tus tareas esta la clave. Comunícale a tu equipo las tareas más vitales a realizar en los próximos días, elimina las innecesarias y reasignale prioridades.

La tecnología facilita estas tareas, usa Trello y coloca estas tareas con acceso para todo tu equipo. Esta herramienta te permite crear listas organizadas con archivos adjuntos (.pdf, .jpg, .png, entre otros) así como integrarla con otros servicios como Google Drive, Dropbox, Gmail, Calendar o Salesforce.

Usa Trello para mantener al día las tareas de tu equipo durante la cuarentena del coronavirus
Así se ve un dashboard de Trello

Mantiene un registro las modificaciones realizadas por los usuarios incluyendo día y hora, contando su actualización inmediata, ademas permitir crear comentarios en las tarjetas (tareas).

Otra webapp que te ayudará a mantener la productividad durante la cuarentena del Coronavirus es Monday. Con unas interesantes plantillas personalizables, te permite crear rutinas de trabajo bien afinadas para tu equipo.

Entre sus funciones destaca: establecimiento de prioridades (estilo Gantt), automatización de tareas repetitivas, integración con múltiples servicios webs, registros de reuniones, calendario, seguimiento de tareas, entre otras.

Con Monday puedes gestionar todos los aspectos del trabajo de tu equipo durante la cuarentena por el coronavirus
Algunos de los paneles de Monday

Mantente la comunicación

En muchas industrias ya es común el uso de las teleconferencias. Para alcanzar la eficiencia la prioridad es mantener una comunicación constante, sin permitir que por el aislamiento nos haga caer en el exceso de comunicación.

Las herramientas claves acá son:

Para mensajería

Para reuniones

  • Zoom: Este servicio permite llamadas colectivas de hasta 1000 participantes, permitiendo grabar la llamada y descargar transcripciones generadas automáticamente, gracias a el uso de IA.
  • Whereby: permite reuniones de 50 personas simultáneamente donde los participantes pueden compartir pantalla y establecer enlaces personalizados para invitar a otras personas y como es una web app no necesita ser instalada en el teléfono o la pc.
  • Skype: La veterana solución para reuniones online sigue siendo una gran alternativa debido a sus constantes actualizaciones en sus servicios de llamadas grupales gratuitas (hasta 50 personas), envío de archivos multimedia y soporte para multiples plataformas y sistemas operativos.
  • Facebook Messenger: Con esta herramienta las llamadas son muy fáciles de hacer para grupos de hasta 50 personas, para usarla, solo necesitas hacer login con tu usuario de Facebook. Soporta el envío de archivos entre usuarios.
  • Google Hangouts permite llamadas de voz y video, mensajería tanto individuales como grupales desde moviles y pc´s que mantiene los datos sincronizados entre dispositivos.

Centraliza toda la información necesaria pero mantenla accesible

Al estar trabajando en casa, es casi seguro que algunos miembros del equipo no cuenten con muchos archivos indispensables. Esto tiene una solución: Mantén los archivos en la nube.

Y como en el caso de la app´s de mensajería, tenemos muchas opciones para escoger:

  • Google Drive: Su versión gratuita permite mantener 15GB de almacenamiento para archivos de todo tipo: .xls, .doc, .pdf, vídeos, fotos y muchos otros. Estos archivos estarán accesible 24/7 desde cualquier plataforma, ademas de permitir el acceso a los documentos a otros mediante url´s a las que se le pueden configurar el nivel privilegios que requiera para su uso (solo lectura, edición) guardando un registro de las modificaciones realizadas. Su principal fortaleza, radica en la posibilidad de trabajo colaborativo, pues varias personas pueden usar simultaneamente el mismo archivo.
  • Onedrive: Este es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft por lo que está integrada al servicio Office 365 para trabajo colaborativo y al igual que Drive puede compartir los archivos vía enlaces.

Y si son grandes archivos que necesitan ser procesados envíalos por We Transfer

We Transfer: En su versión gratuita permite el envío de archivos o carpetas de archivos de hasta 2GB. Es muy fácil de usar: solo ingresas en la url del servicio, introduces la dirección del destinatario, la tuya y arrastra los archivos que desees enviar.

Estos estarán disponibles para su descarga durante 15 días. Si usas la versión Pro (tiene una renta de 12$ al mes) puedes realizar envíos de hasta 20 GB y contar con almacenamiento de 1TB.

¿Y cómo se si están trabajando realmente?

Este punto es importante. Una de las bases del teletrabajo es la gestión por objetivos, que deben ser medibles y contar con una fecha clara de culminación. Este parametro te permitirá conocer si se estan cumpliendo las tareas o no.

No es necesario esperar a la fecha fijada del objetivo para conocer el nivel de avance, para esto los objetivos deben ser dividos en pequeños trayectos o tareas diarias y sobre esto es que debes aplicar una supervisión cercana.

Aun así, cuentas con programas como TimeDoctor que es un gestor de la productividad del empleado que permite monitorizar su trabajo con base en capturas de campaña, medición de tiempo por proyectos o por clientes, así como un control de pausas, generando reportes diarios.

En resumen:

  • Ten una planificación flexible basada en objetivos claramente medibles.
  • La comunicación con tu equipo es clave, dale feedback sobre las las tareas realizadas y mantenlos motivados.
  • Apóyate en las tecnologías basadas en la nube para garantizar que todos puedan contar con la información necesaria para realizar sus tareas.
  • Mantén el equilibrio: no caigas en la tentación de supervisar constantemente (ya que generas stress y bajas la productividad) ni te pierdas (ya que la falta de contacto puede hacer ver que la tarea asignada no tiene importancia).

Ahora te toca a tí ¡Manos a la obra!

Por Miguel Muñoz

Proyect Manager y fotógrafo profesional apasionado del emprendimiento, el marketing y las nuevas tecnologías.

2 comentarios en «Coronavirus ¿Cómo mantener la productividad durante la cuarentena?»
    1. ¡Muchas gracias Greys! En los próximos días vamos a estar actualizando blog con mucho contenido sobre productividad al trabajar desde casa ¡Saludos!

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