Tendemos a organizar nuestro tiempo cotejando importancia vs urgencia, de esa manera priorizamos, ¡pero de esa misma manera vemos que las 24 horas del día no son suficientes!

Teniendo en consideración la relevancia, podemos crear más tiempo para realizar nuestras actividades profesionales sin dejar de lado familia, hobbies y amigos.

¿Cómo aprovechar aprovechar productivamente el tiempo ?

La respuesta es sencilla: Dándonos permiso hoy, de hacer algo que nos ahorrará tiempo en el futuro.

¿Cómo hacemos esto? Una manera es usando el método Eisenhower. Eisenhower fue un general norteamericano que destacó por su elevada productividad, de la cual nos legó este cuadro de mando:

aprovechar productivamente el tiempo con la matriz Eisenhower

Rory Vaden (experto en productividad); explica cuáles preguntas nos debemos hacer antes de realizar cualquier tarea:

¿Es necesario hacer la tarea ahora? ¿La tarea se puede eliminar?
¿La tarea se puede automatizar?

Si la tarea no se puede eliminar, ni automatizar, ni delegar, quedan 2 opciones:

  • Concentrarnos y realizarla si debe hacerse de inmediato.
  • Si la tarea se puede hacer después, podemos procrastinar a propósito volviéndola a poner en el final de nuestras prioridades.

Una de las fortalezas de este modelo es que es lo suficientemente flexible como para poder usarse en planes pequeños o grandes, en planificaciones largar o diarias.

La clave de la productividad: entender la diferencia entre urgente e importante

«Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante»

Dwight Eisenhower

Las notificaciones en el teléfono, la bandeja de entrada el e-mail, entre otros, son ejemplos de acciones «urgentes» que demandan nuestra atención inmediata, pero ¿Qué tan importantes son?

Si no es importante, entonces podemos optar por posponerla o eliminarla de nuestras lista de tareas pendientes.

Culturalmente, tenemos el prejuicio de creer que ocupado es lo mismo que productivo, pero esto no es así. La clave es preguntarse ¿Vale la pena hacer esto?

El no responder a esta interrogante es una forma de evasión, con la excusa de la productividad, es pereza mental.

Foto de bruce mars en Pexels

¿Esta tarea me acerca a mi meta?

Aquí es donde muere toda procastinación. Si cuando sientes el impulso de procastinar te haces esta pregunta, muy seguramente volverás a enfocarte.

¿Tienes que hacer esa tarea o puedes pedirle a otro que la haga? Delegar aumenta la productividad, pero como empresarios o emprendedores solemos pensar que solo quedará perfecto si lo hacemos nosotros ¿Pero quieres que te diga un secreto? «Hecho es mejor que perfecto».

¿En serio necesita hacerse? En una oportunidad, trabaje en un proyecto donde se consumieron casi 2 semanas en el diseño de nuevos iconos para la web de la empresa, solo para que al final se decidiera usar iconos más standard pues los usuarios no entendían que significaban los anteriores.

Hay cosas que en realidad no merecen ser hechas y te das cuenta de eso si lo piensas bien dos veces. Piénsalo ¿Cuantas horas o días perderás en eso?

Creo que por el día de hoy te he dejado un metodo infalible para aprovechar productivamente el tiempo, sin embargo no es el unico. En próximos post te hablare del método Pomodoro y algunas herramientas online para implementarlo.

¡Mil éxitos!

Por Miguel Muñoz

Proyect Manager y fotógrafo profesional apasionado del emprendimiento, el marketing y las nuevas tecnologías.

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